Vigilar la transparencia es una tarea de todos, pero una responsabilidad específica de este importante organismo.
El prototipo de la empresa moderna requiere un cambio en la forma en que es gobernada. Hoy por hoy, requiere adoptar una administración transparente y equitativa, alineada con los intereses de sus accionistas. Dichos intereses deben estar soportados por principios fundamentales, como la equidad, la honestidad, la solidaridad y la justicia, con el fin de proteger, tan-to a los inversionistas, como a los terceros interesados en su continuidad.
Esta forma de gobierno corporativo se ejerce a través de un consejo de administración institucional y participativo, sus-tentado con valores y principios éticos, que sean congruentes con el estilo de sus empresarios; que promueva la transparencia, la productividad, la competitividad y la integridad de la compañía. El consejo de administración debe asumir su compromiso con la institución, para apoyarla en consolidar su estrategia, controlarla y lograr su eficiencia operativa.
Dentro de su responsabilidad, debe atender las siguientes funciones claves relacionadas con auditoría, finanzas y planeación, así como evaluación y compensación.
Sus actividades y conclusiones serán sometidas al consejo en pleno para su discusión, aprobación, y, en su caso, para la toma de decisiones, sin que estos comités constituyan un órgano ejecutivo, ni asuman las funciones que corresponden al consejo, o en lo que concierne a las áreas operativas de la sociedad.
El comité de auditoría es el órgano intermedio más adoptado por los consejos de administración en México. Se asegura que las auditorías interna y externa se realicen con objetividad e independencia, así como que se lleven a cabo, permanentemente, la validación del control interno y el proceso de emisión de la in-formación financiera, el análisis y evaluación de las operaciones con partes relacionadas, y se mantenga atento para identificar posibles conflictos de interés.
El comité es integrado por varios consejeros propietarios independientes de experiencia probada. Por lo general, un comité reúne entre tres y siete personas, sin embargo, las sociedades podrán iniciar su proceso de institucionalización con la mayoría de los consejeros independientes y decidir, posteriormente, el momento de integrarlos en su totalidad.
El periodo de sesiones lo determinarán los miembros del comité, sin embargo, es importante realizar, cuando menos, sesiones bimestrales y espaciarlas conforme exista evidencia de la contundencia de su gestión. Es importante que se emita un informe trimestral al consejo de administración sobre sus actividades y recomendaciones.
El Consejo Coordinador Empresarial, en el Código de Mejores Prácticas Corporativas, incluye las principales funciones que el comité de auditoría debe atender, entre las cuales, quisiera destacar las siguientes:
1. Función de auditoría externa, interna e informe del comisario
Recomienda al consejo los candidatos a auditores externos de la sociedad, las condiciones de contratación y el alcance y supervisión de los trabajos profesionales.
Además, recomienda la aprobación de los servicios adicionales a los de auditoría que vayan a prestar los auditores externos.
Se asegura de que la sociedad cuente con un área de auditoría interna, valida sus lineamientos generales de operación, sus planes de trabajo, y evalúa su efectividad.
Coordina y revisa el programa de trabajo, las cartas de observaciones y los reportes de auditoría interna y externa, e informa al consejo de administración sobre los resultados.
2. Políticas contables y operaciones con partes relacionadas
Da su opinión al consejo de administración sobre las políticas y criterios utilizados en la preparación de la información financiera y el proceso para su emisión, asegurando su confiabilidad, calidad, transparencia y su aplicación consistente.
Analiza y evalúa las operaciones con partes relacionadas y coordina la elaboración de la política que define las bases de su realización.
3. Administración de riesgos y control
Define los lineamientos generales del control interno y evalúa su efectividad.
Verifica que se respeten los mecanismos establecidos para el control de los riesgos a los que esté sujeta la sociedad.
4. Código de ética
Verifica el cumplimiento del código de ética y establece mecanismos de revelación de hechos indebidos y de protección a los informantes.
5. Cumplimiento con el marco legal y normativo
Verifica que se cuente con los mecanismos que permitan asegurar que la sociedad cumpla con las diferentes disposiciones legales que le son aplicables, y realiza, cuando menos una vez al año, una revisión de su cumplimiento.
La aportación de valor que hace el comité de auditoría, solo se logra cuando se integran expertos independientes, con una visión objetiva, que le quite a sus miembros la ceguera de taller, quienes, en la mayoría de los casos, están inmersos en la operación y en la solución de los problemas del día a día, a tal grado que no perciben la falta de controles clave en sus procesos o, peor aún, no logran interpretar los informes de auditoría que incluyen asuntos relacionados con actos irregulares, provocando graves consecuencias dentro de la organización.
Al respecto, les comparto algunos casos que fueron analizados en los comités en los que he participado:
DETECTANDO EL FRAUDE:
Se presenta un informe de auditoría interna que incluye la identificación de un stock importante de materia prima y materiales obsoletos, de los cuales, se recomen-daba reconocer una reserva contable, o bien, la autorización para su destrucción o donación. Al res-pecto, el comité solicitó un análisis más profundo del origen de la obsolescencia, y encontró que se trataba de compras de productos fuera de especificaciones, realizadas por el departamento de adquisiciones, en contubernio con el área de control de calidad, para beneficiar a los proveedores, al evitar las devoluciones de los materiales.
En un informe sobre el seguimiento de anticipos a proveedores, se incluían dos casos en los que se recomendaba demandar por incumplimiento de contratos. Al revisar el alcance y solicitar la ampliación de la revisión, se identificaron otros casos, que seguían un común denominador: no se localizaron los contratos, ni existía información suficiente que permitiera la identificación y localización del proveedor, además de no contar con las garantías que soportaban los anticipos otorgados. La recomendación del comité soportado por el área jurídica, fue la de no demandar a los proveedores por incumplimiento de contrato, sino a los funcionarios que autorizaron los anticipos por actos de administración fraudulenta.
Una carta de observaciones y sugerencias de control, que emite, como valor agregado, el auditor externo, reportó que no se encontraron en el archivo tres pólizas de cheques que amparaban 180,000 pesos, que, si bien no parecían tener mucha importancia, según la opinión de auditor, se recomendaba su localización. Al respecto, el comité solicitó al auditor interno dar seguimiento a los cheques, validar el procedimiento de emisión y registro y solicitar la copia de los cheques al banco para verificar al beneficiario. Se concluyó que se trataba de actos de administración fraudulenta cometidos por el gerente general y el gerente de finan-zas, por una suma de 3.5 millones de pesos.
Estamos seguros que el comité de auditoría agregará valor a nuestras organizaciones en la medida en que nos acompañemos de expertos independientes, que realicen las actividades de gobierno de manera contundente, promuevan la eficiencia operativa y generen recomendaciones de valor, y que mejoren la rentabilidad y la permanencia de la empresa.
El comité de auditoría consolida las actividades de auditoría y control, y procura que la información financiera que llegue al consejo de administración, a los accionistas y al público en general, sea emitida y revelada con responsabilidad y transparencia. A la vez, garantiza que sea suficiente, oportuna, y que refleje razonablemente la situación financiera de la sociedad.