Por: César Arias
Socio de Global Practice México, a cargo de la práctica de Consultoría en Institucionalización de Empresas Familiares, Gobierno Corporativo, Administración de Riesgos, Auditoría Interna, Control Interno y Protección de Datos.
Es bien sabido que las empresas familiares son los brazos y corazón que mueven a la economía nacional, más en esta «nueva normalidad». También es correcto decir que los vínculos familiares pueden ayudar al éxito económico de la empresa si, solo si, son administrados de forma adecuada y dejamos que se vuelvan una oportunidad de mejora. Por lo tanto, desde un principio se debe tener una total claridad sobre lo que es la familia, la empresa, la propiedad y el rol que cada uno desempeña en cada categoría.
Recordemos que el negocio familiar debe focalizar sus esfuerzos en conservar una visión, valores y políticas del negocio compartidas, que los ayude a poder evitar debates innecesarios; y sumar esfuerzos en torno a su definición y cumplimiento. En estas organizaciones un buen gobierno corporativo aunado a un Consejero de Familia Independiente Certificado cobra mayor relevancia que en una entidad que cotiza en alguna de las bolsas de valores, ya que se debe proteger el dinero propio y no el ajeno. Es aquí cuando la institucionalización, llevada a cabo por un Consejero de Familia, toma importancia, ya que, si todo se ejecuta conforme a las «Mejores Prácticas», se convierte en el mejor seguro para lograr utilidad en el negocio y paz en los núcleos familiares.
Siempre hay que recordar que los Consejeros de Familia Independientes traen a la mesa las voces de razón y compromiso respecto al éxito a largo plazo, que hace posible para la familia dimensionar la criticidad de impulsar, desempeñar y respetar una estructura eficaz para lograr la continuidad a través de la armonía.
Algunas de las situaciones que se pueden evitar o minimizar a través del Consejo de Familia y un Consejero de Familia Independiente Certificado son las siguientes:
Familia
Resentimientos entre familiares por preferencias o actitudes.
Conflictos familiares que generan tensión y afectan la relación laboral.
Preferencia de administradores por algún miembro familiar o viceversa.
Conflictos laborales que generan tensión y afectan la relación familiar.
Compensaciones y apoyos a familiares por encima del mercado.
Querer imponer “el apellido”.
Empresa
Ejercer autoridad sin límites.
Uso de los activos de la empresa para fines personales, sin acuerdo previo.
Contratación de amigos y familiares sin el perfil adecuado o crear puestos innecesarios.
Falta de definición de roles y responsabilidades en la toma de decisiones.
Propiedad
Venta de acciones a terceros o familiares sin acuerdo previo.
Falta de procedimiento de salida o venta de acciones ante necesidades particulares.
Baja o insuficiente distribución de dividendos.
Falta de política de reinversión.
Inexistencia de políticas para el manejo de operaciones con partes relacionadas u otras compañías propiedad de los accionistas.
Participación accionaria concentrada en una persona (padre, madre u otro(a).
Los mecanismos más comunes para manejar este tipo de conductas son la Asamblea Familiar, el Consejo de Familia, un «Family Office», el Protocolo Familiar, Plan de Sucesión y/o algún Sistema de Resolución de Conflictos (Arbitraje, Mediación o la Intervención de Terceros).
De forma personal, considero que un buen Consejo de Familia presidido por un Consejero de Familia Independiente Certificado es pieza fundamental para mantener el equilibrio de una familia empresaria y buscar su trascendencia, ya que es mediante este órgano que se dan las bases para:
Mantener informados a los familiares sobre la empresa.
Establecer las reglas y procedimientos para el ingreso, formación, y retiro de familiares de los socios o miembros de la dirección, así como para los negocios particulares de familiares relacionados con la empresa.
Resolver las diferencias familiares respecto a la administración de la empresa.
Considerar mecanismos para los accionistas para la compra-venta de acciones, fallecimiento, herencias, sucesiones, donaciones, etc.
Proponer las reglas, políticas y procedimientos de solicitudes al fondo familiar.
Planificar reuniones familiares, que ayuden a crear armonía en su relación.
Mantener el diálogo con el Consejo de Administración y otros accionistas.
Informar acerca de las políticas y puntos de vista de la familia.
Disminuir o eliminar los conflictos entre la familia y el negocio.
Definir el plan de sucesión.
Plantear acuerdos sobre la política de dividendos y reinversión.
Ahora bien ¿Dónde vamos a plasmar y dar cumplimiento a todo lo anterior? Aquí es donde toma gran relevancia el Protocolo Familiar. Para elaborar este documento se debe contar, de preferencia, con un equipo multidisciplinario liderado por un Consejero de Familia. El contenido sugerido para el Protocolo Familiar se muestra a continuación:
Empresa Familiar
Exposición de motivos
Mensaje del fundador
Historia de la familia
Historia de la empresa
Información sobre la composición accionaria
Misión, visión y valores
Misión y visión de la empresa, familia y el protocolo
Valores de la empresa y familia
Accionistas
Asambleas
Regla de tanto
Manejo de dividendos
Contratación de familiares en la operación
Testamento y herencia
Disolución y liquidación
Familia
Asamblea Familiar
Composición de sus miembros
Nominación, evaluación, ratificación y votaciones
Fondos para familiares
Consejo Familiar
Integración del Consejo Familiar
Autoridad del Consejo Familiar
Relación con el Consejo de Administración y la Asamblea de Accionistas
Resolución de Conflicto
Como se observa, no es tarea fácil la gran labor de un Consejero de Familia Independiente Certificado en estas compañías, ya que no solo debe cuidar aspectos técnicos o financieros, sino que siempre estará presente el «factor emocional». Es por ello que un profesional para esta labor debe contar con habilidades de mediación y solución de conflictos, una gran trayectoria profesional, objetividad, empatía y manejo de conceptos jurídicos.
Será este experto, en conjunto con la familia empresaria, quienes deberán asumir con compromiso este proyecto para alcanzar resultados positivos. El sumar un Consejero de Familia asiste a visualizar todas las variables o posibles factores que pueden afectar a la compañía, para velar por su buen rumbo, trascendía y continuidad.
El consejero se vuelve relevante en momentos de incertidumbre (como el actual) en las empresas familiares, situaciones como un cambio generacional, la muerte de un familiar, algún movimiento en la estrategia, la salida de un director general, etcétera. No por nada se dice que «El abuelo crea la empresa, el hijo la fortalece y el nieto la destruye», este especialista deberá lidiar con varias generaciones al mismo tiempo, tratando de que se comprendan, apoyen y limen cualquier aspereza, pues una de sus funciones primarias es brindar tranquilidad a la familia entrante y seguridad a la saliente.
En fin, nada es seguro en esta vida, pero con el apoyo de un profesional independiente y certificado, se tendrán mayores posibilidades de llevar a puerto seguro a las futuras generaciones, ya que nadie quiere vivir en carne propia una frase que leí alguna vez y que más o menos decía lo siguiente: «Deja la empresa a tus hijos (que tus nietos ya se encargarán de quebrarla)».