Por: Claudio Guillermo Vázquez Beas
Socio de Consultoría
Hoy en día nos encontramos en la Era de la información cuya base principal se encuentra en el rápido flujo que tiene la información y por la gran cantidad que se genera de esta, gracias a la incorporación de tecnologías como lo son los teléfonos inteligente.
El filósofo inglés Francis Bacon dijo alguna vez que «la información es conocimiento», sin embargo, actualmente contamos con un exceso tal de información y formas de obtención de esta, que el reto hoy en día se convierte en ser capaces de discernir entre la información que genera valor de la que no lo hace.
Hoy en día, las empresas deben volcarse en dos factores principales para aprovechar las ventajas de crecimiento que ofrece la Era de la información. Estos factores son el humano y el tecnológico, los cuales son fundamentales en el flujo de la información. Y es que la información debe concebirse no como un fin, sino como un proceso continuo que permita crearla, compartirla, analizarla, potencializarla y mantenerla.
La creación de la información tiene que ver con la manera en la que las empresas logran captar la información que es relevante y de valor para la organización. Starbucks, por ejemplo, previo a la apertura de una nueva sucursal busca hacerse de información relevante de las de diferentes ubicaciones como lo es el tráfico, demografía y el comportamiento del consumidor.
La información en si misma no genera nada; la información debe ser procesada y analizada por las personas que tienen la capacidad para ello. Es por eso, que una vez que la empresa ha logrado obtener información relevante, debe contar con procesos, pero sobre todo con mecanismos que permitan compartirla entre los miembros de la organización que deben participar en este proceso. Compartir la información se dice fácil, sin embargo, esta acción tiene algunas aristas que deben ser consideradas:
Tiempo, para mantener su relevancia, la información debe ser compartida de preferencia en tiempo real, lo que permitirá a la organización tomar decisiones en el tiempo adecuado.
Veracidad, la información debe ser compartida tal cual es, sin ningún tipo de afectación lo cual entre personas puede ser un gran reto, si recordamos el juego de «Teléfono descompuesto» que jugábamos cuando éramos niños.
Debe llegar únicamente a las personas correspondientes, ni más ni menos. Garantizar que la información llegue sólo a aquellos que participan en el proceso, es fundamental ya que compartir la información con más personas no sólo podría significar una distracción para ellos, sino también un riesgo de fuga de información para la empresa.
Una vez que la información está en las manos correspondientes, es momento de generar valor con ella, para ello, esta debe de ser analizada, lo que significa identificar tendencias, correlacionar datos, hacer comparativos, profundizar en cambios específicos, entre otros.
La información fundamentalmente sirve a las empresas para tomar decisiones, por lo que potencializarla significa usarla para este fin. Las decisiones deben ser tomadas por aquellos que cuentan con la información y esto último no sólo parece repetitivo, sino también obvio, sin embargo, en la práctica no siempre lo es. Generalizando un poco, podemos encontrar dos tipos de empresas en cuanto a la toma de decisiones, centralizadas y descentralizadas, las cuales deben considerar lo siguiente si lo que se busca es potencializar la información:
Si la empresa tiene un esquema de trabajo centralizado, deberá buscar tener mecanismos que permitan hacer llegar la información veraz y en tiempo al tomador de decisión.
Si por el contrario la empresa ha apostado por una estructura descentralizada, es importante garantizar por medio de empowermentque los colaboradores cuenten con la autonomía suficiente para tomar decisiones con la información que previamente han procesado.
Aún y cuando hayamos logrado obtener valor de cierta información, esta podrá continuar siendo relevante en el futuro. Por esta razón, las empres deben ser capaces de mantenerla para que pueda ser utilizada más adelante, lo cual no sólo significa guardarla sino también requiere ser clasificada para que más adelante sea fácil acceder a ella.
En este proceso de creación, compartición, análisis, potencialización y preservación de la información el Factor Tecnológico y el Factor Humano son elementos clave. Ambos se encuentran inmersos en cada fase del proceso, el cual no podría ser concebido sin alguno de estos dos. Podríamos contar con la mejor tecnología para captar y procesar la información, pero esta no sería de ninguna utilidad sin personas capaces de tomar decisiones en base a los resultados obtenidos. En caso contrario, podríamos tener a las personas más capaces, pero sin la tecnología correspondiente no podríamos ser eficientes en la transformación de la información y por ende no seríamos efectivos.
Por lo anterior, las empresas que busquen aprovechar al máximo la Era Tecnológica deberán entonces apostar por la gestión de las Tecnologías de la Información y la gestión de las Personas.
Específicamente hablando de las personas, las empresas deben ser capaces desde su selección de personal de elegir colaboradores preparados para los retos que estos asumirán y una vez dentro de la organización, es fundamental brindarles una rápida integración que les permita sobre todo conocer los flujos de información que tiene la empresa y las decisiones que se toman a partir de ella. Continúa siendo relevante (y más bien fundamental) apostar al desarrollo de los colaboradores y buscar que crezcan en la empresa por medio del conocimiento que van obteniendo ya que esto significará mantener la información, pero sobre todo los aprendizajes en la organización.
Una empresa que no es capaz de retener a sus colaboradores está destinada a siempre comenzar de nuevo, lo cual es sin duda un distractor importante que no le permitirá ver ni atender los retos y las oportunidades que el mercado y la industria le presentan. Las empresas entonces deben trabajar en crear sentido de pertenencia entre sus colaboradores, es decir, sumarlos a la misión que tiene la organización y trabajar en que la hagan propia. Eso dará sentido de mayor trascendencia a los colaboradores generando mayor estabilidad.
Finalmente, además de los dos factores mencionados (tecnológico y humano), las empresas deben trabajar en mantener un gran nivel de comunicación e integración entre ambos. Los colaboradores deben ser capaces de encontrar el valor que tiene la tecnología y lo mucho que esta aporta en su trabajo diario.