Por: Julio Mayoral
Consultor
"El protocolo familiar es un documento vivo que evoluciona a través de los años, por lo tanto, debe ser considerado más como un proceso que un simple documento."
Hoy en día es bastante común escuchar sobre el protocolo familiar y su importancia en las empresas de carácter familiar, pero ¿qué es realmente el protocolo familiar?
Es un documento que recoge las reglas establecidas por la familia para regular su interacción con el negocio, y uno de sus principales objetivos es evitar conflictos que atenten contra su continuidad. Se considera una guía para resolver inquietudes y necesidades legitimas de los miembros de la familia empresaria.
¿CÓMO IDENTIFICAR LAS REGLAS A INCLUIR EN EL PROTOCOLO FAMILIAR?
No existe una receta que nos indique cuáles son las reglas para incluir en un protocolo familiar, cada familia requiere un traje a la medida.
Por lo tanto, a la hora de hacerlo se debe actuar bajo el principio de "¿Qué pasaría si se concretan ciertas situaciones que son preocupantes para la familia-empresa?" y actuar en consecuencia.
A continuación, algunos aspectos a considerar a la hora de establecer las reglas:
1. ÓRGANOS DE GOBIERNO
¿Cómo va a tomar decisiones la familia? ¿Cómo se va a administrar el negocio?
CONSEJO DE FAMILIA
Cuida y asegura la buena convivencia familiar.
Garantiza el cumplimiento del protocolo familiar.
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
Aprueba la visión estratégica del negocio.
Vigila la gestión del director general.
Debemos establecer claramente cuáles serán los órganos de gobierno en la empresa familiar y quienes formarán parte de la toma de decisiones.
2. EMPLEO A LOS FAMILIARES
¿Pueden la familia trabajar en el negocio? ¿Qué requisitos debe cumplir? ¿Cómo se remunera?
Es importante definir estas posturas desde la elaboración del protocolo, ya que a menudo causan
bastante conflicto entre la familia.
3. POLÍTICAS ECONÓMICAS DEL NEGOCIO
¿Qué porcentaje de las utilidades se distribuye? ¿Qué porcentaje se reinvierte? ¿Se permite cubrir gastos personales de la familia?
Al tener necesidades diferentes entre los miembros de la familia, es fundamental fijar la postura desde un inicio.
4. CONFLICTOS DE INTERÉS CON EL NEGOCIO
¿Puede la familia ser proveedor o cliente del negocio? ¿Puede emprender negocios que sean competencia? ¿Puede utilizar los activos del negocio para asuntos personales?
Quizá para la mayoría puede resultar bastante claro, pero para algunos no lo es y se necesita definir cómo se va a proceder ante estas situaciones.
5. PROPIEDAD DEL NEGOCIO
¿Se pueden transmitir las acciones libremente? ¿Cómo se valúan las acciones ante una venta?
Definir esta regla es fundamental para garantizar el control de la familia sobre el negocio en un futuro, si esa es su finalidad.
Ahora que tenemos claras las principales reglas a incluir en el protocolo familiar, es importante tomar en cuenta los errores más comunes a la hora de elaborarlo.
ERRORES MÁS COMUNES EN LA DEFINICIÓN DEL PROTOCOLO
Imponer las reglas por parte del fundador.
Si no se toma en cuenta a las siguientes generaciones posiblemente el proyecto sea un fracaso.
Llegar demasiado tarde al proceso.
Cuando ya tenemos el conflicto presente, quizá no sea el mejor momento para definir las reglas.
Querer sobre controlar el futuro.
En un afán por tener todo controlado puede ser frustrante el proceso de elaboración de los acuerdos, ya que nunca serán suficientes las reglas
Permitir que el consultor te imponga las reglas.
El consultor solo es una guía que brinda metodología y orienta a la familia con soluciones a cada problema, no debería imponer ninguna de estas reglas.
Redactar las reglas en un lenguaje
muy complicado de entender. La redacción debe ser muy sencilla y fácil de entender por todos los miembros de la familia.
Dejar para después la instrumentación legal de los acuerdos.
Si bien, son acuerdos tomados de buena fe, se requieren instrumentarse legalmente (convenios entre socios, modificación de estatutos sociales, fideicomisos, etc.)
Si estás considerando iniciar el proceso de elaboración del protocolo familiar, esta guía te ayudará a llevarlo a cabo de una manera más práctica y garantizar el éxito en un proyecto tan estratégico como lo es la definición de reglas de interacción entre la familia y la empresa. Recuerda que la elaboración de un protocolo familiar es un proceso muy enriquecedor y un punto de inflexión hacia la trascendencia del negocio.