Por Oswaldo Ochoa
Socio de Auditoría Interna, Consultoría y Gobierno Corporativo de la Firma Global Practice México.
¿QUÉ ES EL COMITÉ DIRECTIVO?
Uno de los grandes retos que están enfrentando las empresas, es la correcta operación de un Comité Directivo, debido que se ha cruzado la línea de tener reuniones efectivas del equipo directivo a una serie de juntas en las que no se tiene claro los alcances, integrantes, frecuencia, duración y seguimiento, lo cual no permite cumplir con los objetivos de manera efectiva.
Sin embargo, la realidad es que en muchas empresas, este concepto de Comité Directivo se adopta solo por el simple hecho de que esté presente el Director General, y en algunos casos cuando se tiene uno o más miembros del equipo directivo; lo importante debería ser, que se tendría que tener claro… ¿Cuáles son las funciones de un Comité Directivo?
Un Comité Directivo es el órgano de mayor autoridad dentro de una empresa; conformado por el principal equipo directivo y/o gerencial, en el cual se toman en cuenta dos factores, el principal: el estratégico y el segundo, los aspectos operativos.
El Director General, es quien frecuentemente toma las decisiones de la empresa, sin embargo, tener un Comité Directivo le permitiría «rebotar» y compartir sus ideas sobre la operación y el rumbo al que quiere llevar la empresa, con lo cual puede asegurarse de que comparte la visión con su equipo, que la entienden y que puede obtener otros puntos de vista, al final siempre tendrá el voto de decisión, aunque siempre será importante escuchar a su equipo.
Las actividades estratégicas del comité directivo:
Difundir la filosofía y cultura empresarial.
Diseñar las iniciativas que apoyen a cumplir el plan estratégico.
Evaluar propuestas de inversión y de mejora.
Apoyar en la generación de información al Director General para el rendimiento de cuentas hacia el Consejo de Administración.
Las actividades operativas son:
Evaluar el desempeño de la empresa
Cumplir con los objetivos asignados.
Realizar propuestas acerca de nuevas metodologías de trabajo.
Solución de problemas de impacto general o que involucre diversas áreas.
Problemas con afectación directa al cliente
¿CUÁLES SON LOS PROBLEMAS MASFRECUENTES AL IMPLEMENTAR UN COMITÉ?
En el día a día de la operación hemos identificado los siguientes aspectos:
Desconocimiento de la estrategia: Las reuniones, si bien su enfoque principal debe ser la conducción u operación de la empresa, es importante que conozcan el rumbo de la empresa para con ello tomar
acciones alineadas a sus objetivos.
Agendas sin rumbo: No se clarifica la agenda, frecuencia y tiempos de la sesión, así como los responsables de cada punto a tratar, con lo cual en ocasiones se llega a tener más de una sesión semanal y en donde no se tiene claro que se espera de cada punto como pudiera ser: solo de manera informativa, toma de decisiones o plan de implementación.
Objetivos no alineados: Es importante definir los objetivos operativos y la interrelación con cada uno de los departamentos, su nivel de colaboración y aportación. Es común que en estos Comités se interponga el cumplimiento personal o de su equipo, y en ciertas ocasiones sobre defender ciertas posturas y no sobre qué es lo más conveniente para la empresa.
Falta de involucramiento: Algunas veces con el afán de evitar los conflictos, no se expresan o se escuchan los puntos de vista de todos los miembros, por lo cual se debe retar de manera propositiva a todos los integrantes.
Falta de seguimiento y liderazgo: No se suelen generar planes de contención, los cuales son «remedios» para el corte plazo y no con una visión a mediano o largo plazo en el cual se evite caer nuevamente en las mismas situaciones; así mismo, estos planes no son «afinados» entre los involucrados al no tomar un liderazgo sobre la estrategia de aplicación.
¿QUÉ VENTAJAS SE OBTIENEN DE HACER LAS REUNIONES DE LCOMITÉ MÁS EFECTIVAS?
Mejorar la comunicación del equipo directivo, así como su participación e involucramiento en el diseño de la estrategia.
Mayor compromiso con los proyectos e iniciativas de la empresa.
Involucramiento en la toma de decisiones primordiales del negocio
Creación de una cultura participativa.
Mejorar la comprensión y el ejercicio de la función directiva.
Una vez que el Comité Directivo trabaja de manera sistemática, esto le permitirá al Director General, presentar con mayor agilidad la información que solicité el Consejo de Administración y en su caso los comités de apoyo. Dichos comités podrán estar en contacto con el equipo directivo para la revisión de información clave que les permita validar la veracidad e integridad de la misma.
El tener estas dinámicas de Comités Directivos llevadas de manera adecuada, les permitirá ser mas eficientes en las sesiones de presentación de resultados en los Comités de apoyo del Consejo, ya que se crea una cultura de propuestas, transparencia y mejora continua.
Cuando todos reciben el mismo mensaje, se evita la distorsión y el cuestionamiento de las decisiones estratégicas, con lo cual se refuerza el valor que aporta el equipo directivo, proporcionándoles mayor liderazgo en sus equipos y orientación a resultados.