Por Oscar Daniel Barba Ortega
Gerente de Consultoría en Global Practice International.
Prever escenarios y definir planes de contingencia te permitirá tomar mejores decisiones, actuar de manera más organizada y contar con mayores probabilidades de salir victorioso.
Si algo puede salir mal, saldrá mal - Ley de Murphy
Apagar fuegos, contener problemas y reaccionar tarde ante situaciones obvias ¿le suena familiar? ¿Por qué siempre parece que los problemas están detrás de nosotros y no podemos anticiparnos a ellos? ¡Tranquilo! No eres el único con esa sensación y posiblemente hay una razón.
Los estudios de las ciencias del comportamiento indican que las personas tenemos prejuicios mentales, llamados sesgos cognitivos, que afectan nuestro juicio al tomar decisiones.
Un ejemplo de ello es desestimar la información que no confirma nuestras creencias o pensar que nada malo pasará porque siempre ha salido adelante. Pero no todo es negativo y existe una solución para anticiparse, solo preocupese por reconocer rinocerontes grises.
Michele Wucker (autora norteamericana, comentarista y analista política especializada en economía y anticipación de crisis) es la creadora de la metáfora llamada rinoceronte gris. Este concepto se refiere a eventos obvios, visibles, que se acercan a nosotros a toda velocidad, con un gran impacto potencial y con consecuencias altamente probables.
Aunque la creadora de este concepto hace alusión a eventos grandes y obvios, esta metáfora es altamente aplicable a aquellas situaciones menores que pudieron ser previstas en su organización o en su vida diaria y le permitirán diseñar planes de contingencia.
Antes de aplicar este ejercicio en su negocio es recomendable reunir a un grupo de tomadores de decisiones, explicarles el objetivo de la sesión, compartirles las siguientes preguntas y recopilar información de eventos anteriores, experiencias, datos o noticias de lo que está sucediendo en el mundo, en su ciudad o con su competencia. Mantenerse informado le permitirá reconocer a esos rinocerontes.
Paso #1: ¿A qué actividad, procesos, infraestructuras o área aplicará el ejercicio? Pensar en aquellas sin los cuales no podría operar sería un buen inicio.
Paso #2: ¿Qué evento puede suceder? Realice una lluvia de ideas de escenarios y riesgos que pueden afectar a su negocio. Recuerde estar menos seguro de sí mismo, el exceso de confianza puede afectar su juicio.
Como cumplir con su misión, entregarles valor a sus clientes o cumplir sus metas y objetivos.
Paso #3: ¿Que haría que ponga en práctica su plan de contingencia? Describa cuáles son las señales detonantes que le alertarán dar respuesta.
Paso #4: ¿Qué tan probable es que suceda? Y si sucede, ¿qué tan severo puede llegar a ser? Haga la estimación de la severidad que tendría el evento en caso de que se detone.
Paso #5: Determine la prioridad de cada escenario y considere, ¿puede hacer algo al respecto? ¿Está dentro de su control?
Paso #6: Defina las acciones por realizar para cada escenario. Es decir, si esto sucede, ¿cómo reaccionará?
¿Podemos hacer algo de manera preventiva?
¿Qué vamos a hacer al respecto dentro de las primeras horas?
¿Qué acciones debemos realizar para los próximos días o semanas?
Si es posible ¿Qué podemos realizar para restablecer la operación a la normalidad?
Cada respuesta debe responder con claridad ¿Qué debemos hacer? ¿Quién es responsable? ¿Qué recursos son necesarios? ¿En qué momento debe ser ejecutado? ¿Qué debemos comunicar y a qué personas?
Paso #7: ¿Cómo asegurará que las acciones estén ayudando a mantener el orden?
Recuerde compartir y entrenar al grupo de personas que implementarán los planes, de lo contrario su esfuerzo será en vano.
Tener el plan de contingencia no es garantía de que las cosas saldrán como lo esperaba, pero es mejor estar prevenido a actuar y reaccionar sobre la marcha.